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Vom Konzept zur Realisation - Teil 3

Vom Konzept zur RealisationEs führt ein roter Faden durch den gesamten Werdegang einer Veranstaltung: Aus einer zündenden Idee entsteht ein stimmiges Gesamtkonzept für eine Veranstaltung. Dieses Konzept gilt es dann, in die Tat umzusetzen. Wir befinden uns also im dritten Schritt dieses Werdegangs: Der Realisation.
Der bereits angesprochene Faden sollte natürlich auch hier nicht abreißen sondern sich - seinem Namen entsprechend - durch die gesamte Dramaturgie eines Events ziehen. Ziel ist es, das erarbeitete Gesamtkonzept möglichst 1:1 umzusetzen. Diese Maßgabe erfordert in der Regel Vorlauf, denn die Realisation ist nicht nur die Veranstaltung an sich, sondern vor allem die Arbeit im Vorfeld, die eine reibungslose Veranstaltung erst ermöglicht!
Abhängig vom jeweiligen Veranstaltungskonzept müssen rechtzeitig vor der Veranstaltung Angebote für sämtliche „Fremdarbeiten“ angefordert, verhandelt und vertraglich fixiert werden: Catering, Location, Veranstaltungstechnik (Licht, Ton, Video, Bühne, ...), Dekoration, Mobiliar und vieles mehr. Für jedes dieser Gewerke ist darauf zu achten, dass es zur richtigen Zeit in der gewünschten Qualität in der vereinbarten Menge am richtigen (Veranstaltungs-) Ort ist. Die Erfahrung hat gezeigt, dass man in vielen Bereichen am besten mit festen Partnern zusammenarbeiten kann, da mögliche Anfangsprobleme bereits behoben sind und man in der Regel weiß, wie der Andere arbeitet und sich auf dessen Qualität verlassen kann. Sollte dies nicht möglich sein, empfiehlt es sich, Referenzen des Drittanbieters anzusehen, persönliche Gespräche zu führen und sich nach Möglichkeit einen persönlichen Eindruck zu verschaffen. Bei einem Caterer könnte dies zum Beispiel durch einen Blick in die Küche oder ein Probeessen geschehen. Unmittelbar vor der Veranstaltung heißt es dann einen kühlen Kopf zu bewahren und Organisationstalent zu beweisen. Alle Eventbestandteile müssen koordiniert werden, der Veranstaltungsort ist bis zum Eintreffen der Gäste für die Veranstaltung herzurichten, das eingesetzte Personal muss gebrieft und auf die Veranstaltung eingestimmt werden und dann geht es los. Der eigentliche Veranstaltungsablauf sollte zuvor in einem Drehbuch festgeschrieben werden, nach dem dann gehandelt wird. Der Veranstaltungsleiter ist sozusagen Zeremonienmeister und muss bei Abweichungen notfalls improvisieren - natürlich so, dass es niemand mitbekommt. Für das anschließende Lächeln der Gäste lieben wir diesen Job!