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Mythos Eventagenturen - Licht im Agenturdschungel

Mythos Eventagenturen - Licht im AgenturdschungelDie zunehmende Bedeutung von direkter Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern verbunden mit dem Wunsch, diese Zielgruppen nachhaltig zu begeistern, führt bereits seit einigen Jahren zu einem Wachstum der Veranstaltungsbranche. Diese Entwicklung wirft für den Kunden verschiedene Fragen auf, denen wir uns in dieser Ausgabe unserer Informationen widmen möchten.
Zum einen stellt sich die Frage, ob es Sinn macht, eine Agentur mit der Konzeption, Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer bevorstehenden Veranstaltung zu beauftragen oder ob man diese Leistungen nicht auch selber erbringen kann. Zum anderen schließt sich eine weitere Frage an: Welche Agentur ist die richtige für mich? Macht es also Sinn, eine Agentur zu beauftragen oder kann man die notwendigen Leistungen auch selber erbringen? Die wichtigste Frage ist sicherlich, ob Sie über personelle Ressourcen verfügen, um selber tätig werden zu können. Hierbei spielt nicht nur die verfügbare Zeit eine Rolle, sondern auch das benötigte Fachwissen sowie entsprechende Kontakte, um ein Veranstaltungskonzept entwickeln und umsetzen zu können. Unserer Erfahrung nach verfügen Veranstaltungsagenturen über deutlich mehr und in der Regel bessere Kontakte als branchenfremde Personen. Außerdem kann eine Agentur auf Fachwissen und Erfahrungen zurückgreifen, welche bei einer Eventkonzeption und -umsetzung vorteilhaft sind.
Das häufige Vorurteil, Agenturen seien teuer, kann somit relativiert werden: Der Zeitaufwand, die Ihre eigenen Mitarbeiter haben, um sich mit dem Thema Veranstaltungen und den damit verbundenen Auflagen und notwenigen Genehmigungen vertraut zu machen, kreative Ideen zu entwickeln sowie passende Zulieferer für die Umsetzung zu finden, ist um ein vielfaches höher als der einer Eventagentur. Die Agentur lebt von ihrer Kreativität, ihrer Erfahrung sowie bestehenden Geschäftsbeziehungen mit entsprechenden Einkaufsvorteilen bei Zulieferern. Insgesamt betrachtet lassen sich die Mehrkosten einer Agentur also aufwiegen und Ihre Mitarbeiter können an der Veranstaltung Ihres Unternehmens teilnehmen, ohne hinter den Kulissen arbeiten zu müssen!
Anschließend bleibt also noch die Frage, welche Agentur die richtige für Sie ist. Kurze Frage, schwere Antwort! Zum einen kämpft unsere Branche mit dem Problem unzähliger selbsternannter „Eventmanager“, da die Veranstaltungsbranche derzeit „in“ ist. Zum anderen gibt es auch auf Seite der professionellen Agenturen große Unterschiede. Fragen Sie also nach Referenzen, wenn Sie mit einer Agentur sprechen. Lassen Sie sich von der Fachkompetenz Ihres Gegenübers überzeugen und durchleuchten Sie den beruflichen Hintergrund!
Bei der Suche nach einer passenden Agentur sollten Sie darauf achten, dass Sie eine Agentur finden, die sich auf die Kreation und Umsetzung von Events spezialisiert hat. Häufig gibt es so genannte Zwitter, die einerseits kreativ tätig sind und konzeptionell arbeiten, andererseits aber zum Beispiel über einen angeschlossenen Cateringbetrieb verfügen, eigene Veranstaltungstechnik einsetzen oder sonstiges eigenes Equipment im Angebot haben. Bei solchen Agenturen besteht immer die Gefahr, dass sie bei der Konzeptentwicklung nicht unabhängig arbeiten. Stattdessen achten sie oft darauf, ihre eigenen Zusatzleistungen einzubringen, anstatt die für Ihre Veranstaltung optimalen Leistungen und Materialien auszuwählen!
Im Zentrum Ihrer Veranstaltung sollte letztendlich Ihr Unternehmen stehen. Ihre Veranstaltung muss zu Ihnen passen, um Ihre Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner nachhaltig zu binden!

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